Как ITFB Group автоматизировала процессы аутсорсинга и заказной разработки с помощью BPMSoft

Когда IT-компания масштабируется, ручное ведение таблиц для менеджмента внутренних и внешних ресурсов рано или поздно становится узким горлышком для роста. В ITFB Group этот момент наступил в момент, когда спрос на технических специалистов под задачи аутсорсинга и заказной разработки вырос. Стало очевидно, что поддерживать стихийный рост направления без цифровизации процесса сорсинга невозможно.

Изначально все процессы сорсинга — взаимодействие с партнерами по аутстаффу, мониторинг доступных кандидатов на рынке и управление собственными ИТ-специалистами — велись вручную. Приходилось не только фиксировать данные по резюме, интервью и статусу сотрудников, но и вести учет специалистов из компаний-партнеров, а также отслеживать потенциальных кандидатов на внешнем рынке. Это было необходимо для оперативного вывода людей на проектные задачи, особенно в тех случаях, когда нужной компетенции не было в штате компании.

Возникла необходимость создать систему, в которой можно структурировать все процессы аутсорсинга и заказной разработки, от заявки до вывода специалиста на проект. Выбор пал на BPMSoft Конструктор — low-code платформу для создания бизнес-приложений и ИТ-решений — как основу для внутренней автоматизации.

Почему именно BPMSoft

В силу собственного богатого опыта разработки и поддержки различных CRM- и BPM-систем, команда сделала выбор в пользу BPMSoft, одной из наиболее зрелых BPM-платформ на российском рынке. Платформа позволяла максимально быстро — буквально за месяц — развернуть MVP без необходимости программирования. Использование low-code решило ключевую задачу: запустить систему, которая будет масштабироваться, дополняться новыми функциями и не требовать больших ресурсов на доработку.

Первым шагом стал запуск реестра заявок от заказчиков: теперь каждый запрос фиксировался в системе. Затем появился единый реестр резюме — с фильтрацией по грейдам, компетенциям и доступности. В него попадали как внутренние специалисты, так и кандидаты с рынка и сотрудники партнеров. Созданная система учитывает ставки, фиксирует этапы прохождения собеседований, собирает обратную связь от заказчика, хранит видеоинтервью.

На следующем этапе подключили автоматический расчет финансовой целесообразности каждого кейса: система показывает соответствие ставки кандидата условиям проекта.

Разработанная на BPMSoft система стала инструментом для управления всей системой ресурсов для аутсорсинга и заказной разработки. Теперь это целостная PRM-система, которая автоматизирует взаимодействие с партнерами по вопросам ресурсов. Система учитывает сложную структуру процесса:

• заявки сверяются с буфером потребностей,
• проверяется актуальность данных по специалистам,
• партнеры получают и подтверждают запросы через внешний кабинет,
• агрегатируется аналитика по выполненным проектам.

Основные процессы, которые закрывает система:

• Реестр заявок от заказчиков с возможностью фильтрации и аналитикой;
• Централизованный пул кандидатов — как внутренних, так и внешних, включая партнерские базы;
• Карта компетенций и грейдов по каждому специалисту;
• Маршрутизация подбора: отслеживаются этапы — от подачи резюме до обратной связи после собеседования;
• Расчет финансовой модели: система автоматически считает маржинальность кейса, сверяя ставку заказчика и себестоимость специалиста;
• Видеоархив интервью, обратная связь от заказчиков и история коммуникаций;
• Документооборот и аналитика на основе интеграции с BI (Superset) и внутренним учётом (MyTime).

Отдельный слой автоматизации в проекте ITFB Group — это роботизация повторяющихся операций с помощью RPA. RPA-агенты берут на себя задачи, которые раньше отнимали время у менеджеров и аналитиков:

• Автоматическое преобразование резюме по требованиям конкретного заказчика. Робот на лету подгоняет резюме под нужный шаблон и направление, учитывая специфику задачи, стек и формат подачи. Это особенно важно при работе с крупными корпорациями, предъявляющими строгие требования к оформлению.
• Рассылка «бенча» (списка доступных специалистов) по маркетинговым каналам и партнёрам. Ранее этот процесс выполнялся вручную, теперь — полностью роботизирован.
• Публикация текущих запросов для партнёров в общий внешний чат. RPA автоматически собирает новые заявки, формирует дайджест и отправляет его в нужные каналы без участия сотрудников.
• Мониторинг открытых позиций на внешних ресурсах: роботы регулярно обходят сайты крупных компаний и извлекают данные по актуальным вакансиям и требованиям к специалистам. Это позволяет быстрее реагировать на рынок и предлагать компаниям релевантных кандидатов проактивно.

RPA стал важной частью всей архитектуры автоматизации — он позволяет не только сократить ручной труд, но и выстроить устойчивый поток данных между внешними источниками, партнёрскими каналами и внутренней системой ITFB Group.

Как система работает вместе с Polina AI

Через четыре месяца после запуска MVP в систему встроили Polina AI — интеллектуального ассистента рекрутера, другой продукт ITFB Group, родившийся из внутренней потребности в автоматизации процесса рекрутинга.

• HR обращаются к Polina AI за описанием вакансий и передают ей список резюме из своей системы по определенной должности.
• Затем Polina AI анализирует данные и возвращает результат по процентному соответствию кандидатов.
• После этого система рассчитывает финансовые показатели, распределяет специалистов по зонам в соответствии с прибыльностью и целесообразностью.

Polina AI появилась как ответ на ручную рутину по подбору. Первые алгоритмы создавались как часть внутренней BI-системы, но быстро выросли в отдельный продукт. Теперь Polina AI является полноценным технически зрелым ИИ-ассистентом, который закрывает все этапы рекрутинга.

Внедрение системы на базе BPMSoft позволило трансформировать ранее ручные и фрагментированные процессы в единый, полностью цифровой контур управления аутсорсингом и заказной разработкой. Ключевым достижением стал качественный и количественный скачок в операционной эффективности. Если ранее компания обрабатывала около 1000 запросов в год, а поиск релевантных кандидатов занимал 2−3 недели, то сейчас система успешно обрабатывает до 10 000 запросов, а первичный подбор кандидатов, на 100% соответствующих требованиям, занимает в среднем 5 минут.

Кадровый резерв компании, включающий как внутренних специалистов, так и проверенных кандидатов от партнеров, вырос с единиц до более чем 500 человек. Из этого пула постоянно на проектах задействовано 200−300 специалистов, а еще около 500 находятся в актуальном резерве, готовые к оперативному выводу на задачи. Такой масштаб и качество ресурса были достигнуты за счет синергии автоматизированной системы и искусственного интеллекта Polina AI при экспертной поддержке команды.

Интеграция с BI-инструментами и системой учета времени обеспечила полную прозрачность и аналитику по всем этапам цикла — от запроса до финансового результата, позволяя отслеживать скорость закрытия заявок и точность подбора. В итоге ITFB Group получила целостную экосистему, где рутинные операции делегированы роботам, а стратегические решения принимаются на основе актуальных данных.

Сегодня команда продолжает дорабатывать проект: расширяется интеграция с партнерами, внедряется автоматизация закрытия месяца и документооборота с заказчиками. Несмотря на то, что это внутренний проект, к нему применяют продуктовый подход — работа ведётся не просто над техническим решением, а над живым продуктом, который постоянно развивается и адаптируется под нужды бизнеса.

Узнать больше о наших возможностях в автоматизации HR-процессов