Внедрение решения документооборота Beedocs на базе платформы СИМФОНИЯ в Билайн: на пути к цифровой трансформации

Билайн (компания «Вымпелком») всегда стремится быть на шаг впереди — не только в телекоммуникациях, но и во внутренних процессах. Когда прошлая система документооборота потребовала обновлений и развития, начался поиск решения, которое сможет не просто заменить старое, а стать гибким фундаментом для цифрового будущего. Им стала платформа СИМФОНИЯ от ITFB Group.

В отличие от типовых «коробочных» систем, СИМФОНИЯ — это настраиваемая CSP-платформа корпоративного уровня. Она может использоваться как white-label решение для крупных компаний с большим объемом электронного документооборота. Именно на базе этой платформы было создано решение Beedocs — полностью адаптированное под бизнес-процессы Билайна.

Перед Билайном стояла амбициозная задача — кардинально сократить time to market вывода новых сервисов для функциональных заказчиков. Легаси-система больше не отвечала динамичным потребностям бизнеса. Внедрение даже незначительных изменений занимало от 2 до 9 месяцев, что сдерживало развитие и цифровизацию компании.
Ставя основной целью радикальное упрощение и цифровизацию процессов, Билайн реализовал решение документооборота Beedocs на базе платформы СИМФОНИЯ. СИМФОНИЯ была выбрана инструментом для достижения этой цели, поскольку она позволяет:

• Повысить скорость внесения изменений в процессы ЭДО.
• Обеспечить возможность самостоятельной low-code/no-code настройки.
• Обеспечить легкую интеграцию и масштабирование за счет микросервисной архитектуры.

В итоге Билайн удалось повысить прозрачность всех этапов обработки документов и высвободить время сотрудников от рутинных операций для решения задач бизнеса.

Почему старая система больше не подходила?

Скорость: Ряд простых операций, таких, как поиск документа, выполнялся 5 и более минут

Развитие: Внесение изменений в процессы (например, добавление нового поля или изменение маршрута согласования) занимало от 2 до 9 месяцев. Бизнес-задачи менялись быстрее, чем компания могла на них реагировать.

Архитектура: Система была монолитной, и любое изменение могло неожиданно «поломать» другие, казалось бы, несвязанные процессы. Это делало развитие рискованным и дорогим.

Отсутствие поддержки вендора: Платформа больше не поддерживалась разработчиком, что означало отсутствие обновлений, исправлений ошибок и соответствия современным стандартам.

Непрозрачность процессов: Часть документов могла «теряться» между этапами, некоторые процессы требовали ручного вмешательства (например, перекладки файлов сотрудниками), что увеличивало сроки обработки и риск человеческой ошибки.

Какие процессы требовали срочной модернизации?

Остро проблемы стояли в областях, критичных для бизнеса:

• Договорная работа. Сложные маршруты согласования юристами, финансовыми и бизнес-подразделениями, ручные этапы создания необходимых сущностей в ERP-системе.
• Первичная финансовая документация. Счета, акты, УПД — процессы, где скорость и точность напрямую влияют на денежные потоки.
• Корпоративная переписка и ОРД. Работа с входящей и исходящей документацией, требующая быстрого распространения и исполнения.
• Машиночитаемые доверенности. Необходимость, обусловленная регуляторами.

Почему выбор пал на СИМФОНИЮ?

Билайн рассматривал разные пути: кардинально переработать старое решение, построить с нуля или выбрать готовый продукт. В пользу СИМФОНИИ сыграла уникальная комбинация факторов:

1. Микросервисная архитектура. СИМФОНИЯ построена как набор независимых сервисов. Это гарантирует гибкость, надежность и легкую масштабируемость.
2. Low-code/no-code подход. Это был ключевой аргумент. Платформа позволяет компании самостоятельно, без глубокого программирования, конфигурировать и менять процессы. Это обеспечивает скорость и независимость от вендора в развитии ЭДО.
3. Высокая готовность продукта. На момент выбора СИМФОНИЯ предлагала самый зрелый и функционально полный продукт среди современных аналогов, что сокращало риски и время на внедрение.
4. Партнерская модель работы: Важным фактором стала открытость ITFB Group к доработкам и индивидуальному развитию платформы. Команда проявила готовность не просто продать «коробку», а совместно развивать платформу под конкретные нужды одного из крупнейших операторов связи. Многие доработки, инициированные Билайн, вошли в ядро СИМФОНИИ, делая его лучше для всех. А Beedocs в результате стал не просто внедрением готового продукта, а примером глубокой кастомизации платформы под задачи крупного бизнеса.

Александр Виниковецкий, директор развития ЭДО Билайн:
«Мы искали не просто „коробочное“ решение, а современную платформу, которую могли бы развивать своими силами. СИМФОНИЯ от ITFB Group оказалась наиболее готовой и технологически подходящей для наших задач. Нас впечатлила ее гибкость и продуманная микросервисная архитектура, а партнерский подход вендора к доработкам сделал сотрудничество взаимовыгодным. Это фундамент для нашей дальнейшей цифровой трансформации».

Проект внедрения находится в процессе реализации объединенными силами компаний. ITFB Group отвечает за предоставление лицензий, доработку платформы и консультационную поддержку, в то время как технические специалисты Билайна самостоятельно занимаются развитием прикладных процессов, в значительной степени с использованием low-code/no-code, что подчеркивает высокий уровень экспертизы внутри компании.

Beedocs стал примером гибкой совместной разработки, где платформа СИМФОНИЯ послужила технологическим ядром, а специалисты Билайн адаптировали её под уникальные требования своей компании. Такой формат позволил объединить зрелую технологическую базу и кастомизацию под процессы корпоративного уровня.

На текущем этапе проект успешно перешел в стадию пилотной эксплуатации. Запущено несколько ключевых процессов, которые демонстрируют первые положительные результаты:

• Автоматизация работы с корреспонденцией: Процесс готовится к переводу из пилота в промышленную эксплуатацию.
• Обработка договоров и первичной финансовой документации: запущены внутренние пилотные процессы;
• Машиночитаемые доверенности: Запланирован полный перенос процесса со предыдущей системы на СИМФОНИЮ в ближайшее время.

Уже на этапе пилотного внедрения внутренние специалисты компании отметили простоту и скорость настройки процессов. Небольшие изолированные процессы внутри системы могут быть настроены аналитиком, только начинавшим работать с системой, всего за несколько минут, что подтверждает удобство и реализацию принципа low-code/no-code. Конечно, реальные end-to-end процессы требуют реализации интеграционных адаптеров в классической разработке, однако дальнейшее использование таких адаптеров также возможно через low-code/no-code.

Масштаб проекта впечатляет: в перспективе к системе будет подключено до 30 000 сотрудников компании, что свидетельствует о ее корпоративном уровне и надежности.

Анастасия Литвиненко, директор по развитию бизнеса ITFB Group, автор и идеолог платформы СИМФОНИЯ:
«Проект с Билайн — это пример успешного сотрудничества, где вендор и заказчик действуют как одна команда. Мы не просто поставили платформу, а совместно создавали решение, которое идеально соответствует масштабным и динамичным задачам одного из лидеров телеком-рынка. Мы уверены, что СИМФОНИЯ станет надежной основой для эффективного документооборота в компании на долгие годы вперед».