Перевод архивных фондов в электронный вид и обеспечение их сохранности — важный шаг для развития архивного дела. В 2025 году перед Службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа стояла задача развернуть региональный архив оперативного и постоянного хранения документов для организаций округа. Было принято решение создать локальную систему на базе программного обеспечения, разработанного для государственной информационной системы «Платформа «Центр хранения электронных документов» (ЦХЭД). Дистрибутив ЦХЭД был получен регионом при содействии Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. В рамках конкурсной процедуры исполнителем по государственному контракту для установки и настройки была выбрана компания ITFB Group.

Цель проведения работ — создание в автономном округе технических условий для архивного хранения электронных документов в соответствии со строгим соблюдением норм федеральных законов в сфере архивного дела, информации и информационных технологий.

Перед специалистами ITFB Group были поставлены задачи развернуть систему архивного хранения электронных документов в региональном центре обработки данных, выполнить базовые настройки и конфигурацию, а также обучить ответственных сотрудников автономного округа работе с системой и её администрированию.

Специалисты ITFB Group установили дистрибутив на серверное оборудование в ЦОД региона, работающее под управлением РЕД ОС и Astra Linux. Была проведена базовая настройка и конфигурация всех необходимых компонентов системы в соответствии с требованиями архивной службы.

Технологическая основа используемого решения — микросервисная архитектура на базе Java, Spring Boot, Spring Cloud и Hibernate, что обеспечивает высокую отказоустойчивость и возможность горизонтального масштабирования по мере подключения новых организаций. Пользовательский интерфейс построен на Vue.js, в качестве СУБД используется PostgreSQL, для асинхронного взаимодействия сервисов — RabbitMQ. Мониторинг работоспособности системы осуществляется с помощью Prometheus и Grafana.

По завершении технических работ сотрудники архивной службы прошли обучение, организованное специалистами ITFB Group. В ходе обучения пользователи освоили функционал системы: от приемки электронных документов до формирования описей дел и утверждения их экспертно-проверочной комиссией.

Развертывание системы на базе дистрибутива ЦХЭД позволило Службе по делам архивов ЯНАО положить основу для перевода в цифровой формат ключевых процессов взаимодействия с источниками комплектования и хранения документов.
С точки зрения бизнес-процессов, система обеспечивает:

• централизованный прием и хранение: создано единое пространство для приема электронных документов на оперативное и постоянное хранение от организаций округа;
• соблюдение законодательства: процессы полностью соответствуют требованиям действующей нормативной базы;
• юридическую значимость: обеспечена аутентичность, целостность и юридическая сила документов в рамках функциональных возможностей системы;
• повышение оперативности: сокращено время на передачу документов в архив и их последующий поиск по сравнению с бумажным документооборотом.

Для региона внедрение означает появление надежного, масштабируемого и полностью отечественного решения. В настоящее время система готова к дальнейшему развитию — подключению региональных органов государственной власти для передачи документов в электронном виде в локальный архив региона.