Когда каждая доля важна: цифровизация голосования в ГК Смарт Сервис, входящий в компанию Донстрой, с помощью ITFB EasyDoc

Технологии
EasyDoc, LLM, OCR, IDP

Группа Компаний Смарт Сервис, управляющая домами Донcтрой — это более 60 жилых комплексов и 75 тысяч жителей. Организация голосований на общих собраниях собственников (ОСС) здесь требует точного учета каждой доли и тысячи бумажных анкет.

Ручной подсчёт голосов превращался в марафон: переработки, высокий риск ошибок, сложность проверки. В 2024 году, в условиях уже запущенного процесса голосования, ГК «СМАРТ СЕРВИС» принял решение автоматизировать подсчет с помощью EasyDoc — интеллектуальной платформы от ITFB Group.

ГК Смарт Сервис является дочерней организацией девелоперской компании «Донстрой» и занимается обслуживанием жилых комплексов классов business, premium, deluxe в Москве.

задача

Ключевой задачей проекта стала автоматизация подсчета голосов в рамках ОСС: быстрое, точное, защищённое от человеческих ошибок извлечение данных из бумажных и электронных анкет. Учитывая, что вес голоса собственника напрямую зависит от площади квартиры и доли владения, от точности обработки информации зависит легитимность всего собрания. Проект осложнялся крайне сжатыми сроками: ГК «СМАРТ СЕРВИС» обратился к ITFB Group уже после старта голосования — система должна была быть развернута к моменту подсчета голосов.

РЕШЕНИЕ

Команда ITFB Group за 1,5 месяца внедрила EasyDoc, интеллектуальную платформу для распознавания и анализа текстовых данных. Решение было адаптировано под формат анкет голосования и обучено извлекать значения, важные для подсчёта голосов: ФИО собственника, площадь квартиры, номер помещения, ответы на вопросы голосования. Из-за ограниченного количества образцов, на старте была запущена предварительная модель, которую после получения реальных документов была дообучена дополнительно.

Решение базировалось на собственных разработках компании ITFB Group в области OCR, IDP и LLM. Система была внедрена и адаптирована в рекордные сроки. Перед передачей в эксплуатацию сотрудники ГК «СМАРТ СЕРВИС» прошли обучение у специалистов EasyDoc.

“

ITFB Group оперативно включились в проект, проявив гибкость и высокую экспертизу. Нам удалось автоматизировать процесс, который годами выполнялся вручную. Это позволило не только снизить риски ошибок, но и разгрузить сотрудников в пиковый период голосований

— комментирует руководитель департамента информационных технологий группы компаний Донстрой, Лака Алексей Александрович

“

В этом проекте для нас было принципиально важно обеспечить высокую точность и стабильность работы EasyDoc в условиях ограниченного времени на старте. Мы сфокусировались на адаптации платформы под специфический формат анкет и обеспечили заказчику возможность быстро и надёжно обрабатывать информацию, критичную для легитимности голосования

— отметил Вадим Петросян, директор по развитию бизнеса ITFB Group

РЕЗУЛЬТАТЫ

Система EasyDoc взяла на себя один из самых трудоемких и чувствительных этапов голосования — подсчет голосов с учетом веса собственности. Это позволило:

сократить время обработки результатов в разы;
исключить влияние человеческого фактора;
повысить точность итоговых протоколов;
избежать рисков юридических последствий за некорректные данные;
снизить нагрузку на сотрудников УК во время проведения ОСС.

В перспективе планируется масштабирование решения на другие направления деятельности — входящую корреспонденцию, работу с бухгалтерскими и кадровыми документами, а также с технической документацией.

Внедрение EasyDoc стало для ГК «СМАРТ СЕРВИС» шагом к цифровой трансформации ключевого управленческого процесса. Проект показал, как интеллектуальные технологии могут повысить надежность и прозрачность работы с документами даже в условиях высокого регуляторного давления. ITFB Group подтвердила способность быстро адаптироваться к задачам заказчика, даже если старт проекта приходится на разгар событий. В дальнейшем EasyDoc продолжит развиваться как универсальная платформа для автоматизации документооборота, как в жилищно-коммунальной сфере, так и за ее пределами.

Узнать больше об OCR системе EasyDoc

к списку проектов

У вас похожая задача?

Свяжитесь с нами

ОСТАВИТЬ ЗАЯВКУ