Как увеличить скорость и улучшить коммуникацию в работе над ИТ-проектами с помощью разработки документации

Чек-лист для эффективной работы с документами от fullstack-аналитика ITFB Group

Компания ITFB Group выступила спонсором Community Day на конференции по системному и бизнес-анализу FLOW 2023. Это открытый день конференции, когда любой желающий мог получить доступ к докладам онлайн-части конференции бесплатно, пройдя регистрацию. Один из докладов Community Day был посвящен структурированию документов. Елена Ваулина, fullstack-аналитик компании ITFB Group, рассказала о собственной методике, которую она использует в работе с документацией.

Простые правила работы с документами, системной и бизнес-аналитикой можно легко адаптировать для любого проекта и в результате избавиться от типичных проблем, к которым приводит хаос в документации: микроменеджмента, непонимания сотрудниками текущих задач, сложностей на стадии согласования и приемки проекта из-за ложных ожиданий заказчика.

Для того чтобы разработчики могли быстро найти нужный раздел и необходимую информацию в документах, спикер ITFB Group рекомендует придерживаться нескольких базовых правил:

1. Удобная структура, благодаря которой облегчается поиск нужных разделов и реперных точек и восприятие информации.
2. Достаточная детализация для облегчения знакомства с документацией и движения от общего к частному.
3. Уникальность требований в рамках документов помогает легко поддерживать изменения и избегать появления спорных моментов.
4. Максимальный отказ от подробных описаний в пользу визуального отображения данных с помощью графиков, таблиц, мокапов позволяет акцентировать внимание на важном и облегчить восприятие.
5. Четко определенные приоритеты для каждого процесса, чтобы можно было фокусироваться на главном на каждом этапе проекта.

«На этапе инициации проекта я рекомендую помимо прописывания целей, задач и участников команды проекта также прорабатывать план коммуникаций. В нем необходимо указать, кто из команды должен общаться с представителем заказчика, как и с какой периодичностью проводит это общение, какие результаты необходимо продемонстрировать на каждом этапе. Планирование коммуникаций на всех этапах проекта может значительно сэкономить время и избежать непредвиденных ситуаций», — комментирует Елена Ваулина.

На этапе бизнес-анализа структуризация подразумевает сбор и систематизацию требований, бизнес-данных, результатов исследования рынка, идей для будущих этапов. Упорядоченные данные помогут найти пробелы и вопросы, которые нужно задать заказчику, чтобы сделать ему предложение. Для более удобного ориентирования в документах аналитик ITFB Group рекомендует сделать единый реестр, где будут документы с короткими выжимками.

На этапе системного анализа должны быть прописаны все модули и функции. Это поможет связать разделы аналитики и реализовать системно все, что было выявлено на этапе бизнес-анализа.
Стандартизация работы с документами упрощает управление рисками, позволяет сократить объем новых требований на этапе приемки и повысить качество всей системы. Стандартизация работы с проектной документацией в компании ITFB Group позволила увеличить эффективность работы над проектами на 30%: сократить время на подготовку и согласование документов, упростить и сделать понятной аналитику, улучшить эффективность коммуникации с заказчиком и внутри команды.