Компании сталкиваются с проблемой отсутствия специализированных решений для эффективного управления закупками. В отличие от таких отделов, как продажи и маркетинг, где существует множество эффективных инструментов, отдел закупок зачастую вынужден полагаться на стандартные бухгалтерские и складские программы, неадаптированные под специфику их работы. Особенно остро эта проблема проявляется при проведении конкурентных закупок. Даже крупные корпорации и государственные структуры, имеющие четкие регламенты и законодательную базу для закупок, сталкиваются с трудностями в организации эффективных тендерных процедур. Им приходится вручную обрабатывать большие объемы информации от поставщиков, что занимает много времени и повышает риск ошибок.

Компания Mertago разработала решение, которое позволяет автоматизировать рутинные процессы закупок для любой организации, независимо от ее размера. Система предоставляет возможность проводить конкурентные закупки, запрашивать ценовые предложения, отслеживать рыночные тренды и оптимизировать затраты. Для решения проблем, связанных с необходимостью обработки большого количества документов, таких как счета, спецификации и договоры, в продукт от компании Mertago была интегрирована система распознавания и извлечения данных с помощью искусственного интеллекта ITFB EasyDoc. OCR-система ITFB EasyDoc помогает автоматизировать процесс распознавания, обработки и экспорта документов, что избавляет от необходимости ручного ввода данных из бумажных носителей, позволяет освободить квалифицированных сотрудников от рутины. Это полностью российская разработка, в 2021 году она была включена в реестр отечественного ПО.

«Внедрение эффективной системы управления закупками позволяет существенно упростить и ускорить бизнес-процессы. Однако на этапе ввода документов необходима автоматизация их обработки. Выполнение этой работы вручную нецелесообразно, так как увеличивается объем рутинной деятельности и возрастает риск ошибок из-за человеческого фактора. Сотрудничество ITFB Group и Mertago позволит значительно сократить трудозатраты и повысить эффективность работы специалистов в сфере закупок и тендерной деятельности», — рассказывает Вадим Петросян, директор по развитию продукта ITFB EasyDoc.

Процесс обработки и извлечения данных из документов начинается с импорта файлов в систему ITFB EasyDoc. Далее программа автоматически определяет типы документов и извлекает необходимую информацию. Готовый результат в формате JSON или XML экспортируется в целевую информационную систему. Решение возможно установить на стороне заказчика, что гарантирует безопасность извлекаемых данных, так как они не передаются за пределы контура клиента.

«Одной из главных задач автоматизации снабжения компании является повышение прозрачности закупок и контроль этапов поставок. Для этого необходимо, чтобы специалисты могли легко и быстро вносить в систему актуальную информацию, полученную от поставщиков. Решение от ITFB Group позволяет автоматизировать рутинные операции на одном из самых трудозатратных этапов — получении и анализе ценовых предложений. Распознавание документов значительно упрощает работу специалистов с системой и повышает ее эффективность. Отдельным преимуществом для нашей компании при выборе ITFB EasyDoc стала возможность автоматического извлечения нужных данных из нестандартных документов, с которыми часто приходится сталкиваться при работе с закупками в компаниях малого и среднего бизнеса. Это позволило избежать дополнительных требований к интерфейсу системы и снизило „порог вхождения“ для применения функциональности распознавания пользователями», — дополняет Константин Байдали, директор компании Mertago.